سلامت نیوز: می‌گویند وقت طلاست. حال  چطور می‌توان این وقت ارزشمند را بدون دردسر مدیریت کرد؟

به گزارش سلامت نیوز به نقل از روزنامه همشهری، این روزها چیزی که در این شهر ما زیاد کم می‌آید و شهروندان را به دردسر می‌اندازد، زمان است. آنهایی که وقت برایشان به اندازه طلا می‌ارزد، می‌دانند که باید در این شهر یک برنامه‌ریزی درست و حسابی برای وقت‌شان داشته باشند، وگرنه کلاهشان پس معرکه است. برای از دست دادن فرصت‌ها قرار نیست همیشه ماه‌ها و سال‌ها را تلف کنیم، از دست دادن همین ثانیه‌های دم دست هم می‌تواند بعضی فرصت‌ها را برای همیشه از بین ببرد. خلاصه اینکه اگر بخواهیم زندگی را مدیریت کنیم و از آرزوهای کوچک و بزرگمان جا نمانیم باید از همین ساعت‌هایی که در آن هستیم،  شروع کنیم و یاد بگیریم چطور مدیر زمان خود باشیم.

اگر تصمیم گرفته‌اید که زمان‌تان را در این شهر مدیریت کنید، حتما راهنمای ما را بخوانید.

1- ثبت وقایع در دفترچه یادداشت هم‌اکنون چطور از زمان روزانه یا شبانه‌تان استفاده می‌کنید؟ دانستن همین موضوع نخستین گام در مدیریت زمان است؛ یعنی قبل از هر چیز باید روشی که هم‌اکنون از زمان خود استفاده می‌کنید را تحلیل و بررسی کنید. نگران نباشید،  این تحلیل و بررسی نیاز به تخصص خاصی ندارد؛ یعنی یک شهروند معمولی به راحتی می‌تواند روش استفاده از زمان خود را مورد تحقیق قرار دهد. ممکن است به‌دلیل تکرار روزمره نتوانید دقیقا زمان‌های تلف شده وقت خود را بشناسید؛ به همین دلیل بهتر است از یک دفترچه یادداشت برای ثبت دقیق وقایع روزمره‌تان استفاده کنید. روی حافظه‌تان در این شهر شلوغ زیاد حساب نکنید و همین دفترچه را حتما تهیه کنید. پس از ثبت وقایع هنگام تجزیه و تحلیل آنها خودتان متوجه فعالیت‌های غیرضروری‌تان خواهید شد. شناختن همین فعالیت‌های غیرضروری مهم‌ترین کمک است. اصلا نگران نباشید همین که شروع به مدیریت زمان خود کنید،  متوجه اهمیت این موضوع می‌شوید.

2-  لطفاً کارهای مهمتان را پیدا کنید شما در روز چه کارهایی انجام می‌دهید؟ اولویت با کدام کارهاست و کدام کارها از اهمیت کمتری برخوردارند؟ این دو سؤال در مدیریت زمان بسیار مهم است. اولویت‌بندی یکی از قدم‌های مهم مدیریت زمان است. این کار به شما کمک می‌کند که کارهای غیرضروری را که نه‌تنها اوقات خوشی برای شما نمی‌سازد،  بلکه زمان حال را هم از شما می‌گیرد و شما را از اهدافتان دور می‌کند،  حذف کنید. اصلا فکر نکنید که مجبورید تمام روز کارهای خط‌کشی شده انجام دهید یا هر کار تفریحی و لذت‌بخشی زائد به‌حساب می‌آید. اتفاقا برای تصمیم‌گیری درباره فعالیت‌هایی که باید انجام دهید لازم است فعالیتی را که از آن لذت نمی‌برید یا به خوبی از عهده انجام آن برنمی‌آیید حذف کنید. برای شروع تلاش نکنید مسئولیت‌هایی بیش از آنچه می‌توانید انجام دهید را بر‌عهده بگیرید. پس از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل‌قبولی از مسئولیت‌ها کاهش دادید،  زمان برنامه‌ریزی فرامی‌رسد.

3- مزاحمان وقت‌تان را شناسایی کنید در زندگی هر شهروندی انسان‌هایی حضور دارند که بار وقت شما هستند، نه یار وقت‌تان؛ یعنی در طول روز باعث تلف‌شدن زمان‌های گرانبهایتان می‌شوند. اگر معتقدید که این افراد در اطراف شما نیستند سخت در اشتباهید، کمی که بیشتر دقت کنید آنها را شناسایی خواهید کرد. لازم نیست همواره پذیرای کسانی باشید که می‌خواهند با شما گپ بزنند. این افراد می‌توانند مانع بهره‌وری شما شوند. راه دیگر برای کاهش مزاحمت،  جواب ندادن به تلفن است. تماس‌های تلفنی می‌تواند خیلی وقت گیر باشد. از خاموش کردن یا بی‌صدا کردن تلفن نترسید.

  4- ایجاد وقت یک راه‌حل است قرار است شما بر زمان مدیریت کنید؛ نه زمان بر شما! این جمله یعنی اینکه شما توانایی این را دارید که در زندگی شهروندی روزمره‌تان ایجاد وقت کنید. تعجب نکنید،  قرار نیست عقربه‌های ساعت را به عقب برگردانید تا وقت جدیدی ایجاد شود. شما باید وقت‌های مرده را بشناسید و آنها را تبدیل به وقت‌های مفید زندگی‌تان کنید. این کار، چندان پیچیده‌ نیست و با چند روز ممارست می‌توان به آن دست یافت. فقط باید حواستان به راهزنان وقت باشد؛ راهزنان وقت‌‌ همانطور که از نامشان پیداست،  وقت را از ما می‌دزدند و تا به‌خودمان می‌آییم می‌بینیم زمان به انتها رسیده و وقتمان تمام‌شده و این اصلا خوشایند نیست. زنده کردن وقت‌های مرده‌ای مثل وقت‌هایی که در انتظار هستید،  انجام همزمان بعضی کار‌ها که در توانتان است،  نه گفتن به خواسته‌های بی‌اهمیت و عقب انداختن کارهای بی‌اهمیت به جای عقب انداختن کارهای ضروری،  راه‌حل‌های ساده‌ای برای ایجاد وقت هستند که شما به راحتی می‌توانید انجام دهید.

5- کارتان را درست انجام دهید خیلی‌ها فکر می‌کنند که با سریع انجام‌دادن کارها می‌توانند وقت را بیشتر مدیریت کنند و وقت بیشتری در روز داشته باشند. لطفا این تصور اشتباه را از همین امروز در زباله‌دانی ذهن‌تان بریزید و این تصور را جایگزین کنید؛ برای اینکه از خودتان رضایت بهتری داشته باشید، لازم است کار‌ها را به‌طور کارا و مؤثری انجام دهید؛  نه اینکه فقط خود را سرگرم و مشغول کنید. وقتی کارها را بی‌جهت سریع انجام می‌دهید، دقت‌تان به میزان قابل توجهی پایین می‌آید و در بسیاری از موارد مجبور می‌شوید که آن کار را دوباره انجام دهید. همین دوباره کاری به‌طور مستقیم باعث تلف شدن وقتتان می‌شود. باور کنید همین که کار‌هایتان را با عملکرد بهتری و سروقت انجام دهید در افزایش خودباوری و اعتمادبه نفس هر روز شما تأثیر بسیاری دارد. درضمن سعی کنید کارهایی را انجام دهید که به آنها احتیاج دارید. این نوع کار‌ها را در فهرست کار‌هایتان یادداشت کرده و بعد کارهای فهرست را اولویت‌بندی کنید. این کار هم اهمیت ویژه دارد.

6- انواع کارهای روزمره را بشناسید باید بپذیریم که مدیریت زمان در شهری مثل تهران،  یک کار کاملا تخصصی است و باید بعضی مهارت‌ها را در خودتان ایجاد کنید تا بتوانید افسار وقت را در دست بگیرید. یک مهارت مهم در این زمینه این است که بتوانید کارهای روزمره‌تان را در دسته‌بندی مشخصی قرار دهید. کارشناسان کارها را از نظر مدیریت زمان به چند دسته تقسیم می‌کنند؛ یک دسته کارهای مهم و فوری هستند؛ این دسته کار‌ها افراد موفق و ناموفق را از هم جدا می‌کنند؛ یعنی معمولا افراد ناموفق کسانی هستند که آنها را به تعویق می‌اندازند. دسته دوم کارهای فوری و بی‌اهمیت هستند؛ این کار‌ها با اهداف اصلی ما هم جهت نیستند،  اما انجام می‌شوند.

یک دسته دیگر هم کارهای کم اهمیت و غیرضروری هستند. گاهی بعضی از ما به‌دلیل ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری یا از روی تفریح و تفنن و گاهی برای فرار از تمرکز حواس،  خود را به این کار‌ها سرگرم می‌کنیم. موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به تفکیک کارهای مهم و غیرمهم است. اگر می‌خواهید درست عمل کنید کارهای غیرمهم را فاکتور بگیرید و صرف‌نظر کنید. 7- فکری برای کارهای سخت و وقت‌گیر کنید  اگر کاری برای‌تان سخت و وقت‌گیر به‌نظر می‌رسد از زیر انجام‌دادن آن شانه خالی نکنید؛  مخصوصا اگر جزو کارهای ضروری و مهم شماست. عقب‌انداختن این جور کارها در مدیریت زمان اصلا صلاح نیست؛ یعنی باید در زمان مشخص آنها را انجام دهید و به پایان برسانید. فقط یک راهکار برای این جور مواقع در مدیریت زمان پیشنهاد می‌شود؛ پیدا کردن یک روش دیگر برای انجام آن کار سخت و وقت‌گیر. اگر می‌توانید در انجام کارهای سخت،  از دیگران کمک بگیرید. این فکر که کارها را باید حتما خودتان انجام دهید، کنار بگذارید و در صورت امکان روی کمک دیگران حساب کنید.